用工争议里，很多被动局面不是因为企业做错了什么，而是因为当时做过的事没有留下来：通知发过但没签收，制度公示过但没留记录，考勤核对过但没归档。这份台账按入职、在职、离职三个阶段列出该留的文件，每一项写清三件事——谁保存、保存多久、争议时能证明什么，可直接当作台账模板使用。保存期限按「在职期间＋离职后一段期间」表述，具体年限须结合本单位实际与当地口径确定。具体适用须结合个案事实与当地口径；本文不构成对任何具体事项的法律意见。
一、怎么用这份台账
- 先建四个目录：入职、在职、离职、争议应对；每个目录下按员工或按批次归档；
- 每份文件登记四项：名称、形成日期、保管人、存放位置；纸质与电子各留一份的，注明对应关系；
- 保存期限不需要一刀切，但要有规则：涉及报酬、社保、工伤与身份信息的，通常需要更长时间；
- 到期的文件按既定规则处理，处理前确认是否仍有未了结的争议或问询。
二、入职阶段（10 项）
- ☐ 招聘信息与岗位说明：HR；在职期间＋离职后法定时效期内；证明岗位要求与实际工作内容。
- ☐ 面试评价与沟通记录：HR；同上；证明录用条件的评价过程与依据。
- ☐ 录用通知（offer）与候选人确认记录：HR；同上；证明双方就入职条件达成的合意。
- ☐ 背景调查授权书与核验结论：HR；核验完成之日起在员工在职期间；证明信息处理已取得同意、核验范围与结论。
- ☐ 劳动合同（含续订、变更）：HR；在职期间＋离职后，至少覆盖法定时效期；证明劳动关系、岗位、报酬与期限。依据：《中华人民共和国劳动合同法》（2012 修正）第十条。
- ☐ 入职登记表与身份、学历、资质材料：HR；在职期间＋离职后法定时效期内；证明员工提供的信息与岗位资格。此类属个人信息，按最小必要收集并注明用途。
- ☐ 入职告知与签收记录（制度、岗位职责、职业危害）：HR；长期；证明已履行告知义务、员工已知悉内容。
- ☐ 社保与公积金参保登记凭证：HR／财务；长期；证明已按规定办理参保登记。
- ☐ 工作交接与物品领用记录：HR／行政；在职期间＋离职后法定时效期内；证明办公设备、资料与权限的移交情况。
- ☐ 试用期考核记录：用人部门；在职期间＋离职后法定时效期内；证明试用期内的考核过程与结论。
三、在职阶段（12 项）
- ☐ 规章制度及公示、告知记录：HR；长期；证明制度内容与已向员工公示。
- ☐ 员工手册签收页：HR；在职期间＋离职后法定时效期内；证明员工已收到并知悉。
- ☐ 考勤原始记录（打卡、排班、请假）：HR；在职期间＋离职后法定时效期内；证明出勤、休息休假与工时安排。
- ☐ 加班审批单与调休、加班费记录：HR／财务；同上；证明加班是否安排、是否已支付或安排调休。
- ☐ 工资表与发放凭证：财务；在职期间＋离职后法定时效期内；证明报酬数额、项目构成与发放时间。
- ☐ 工资、岗位调整的书面确认：HR；同上；证明变更经协商一致且采用书面形式。
- ☐ 绩效考核与目标确认记录：用人部门／HR；在职期间＋离职后法定时效期内；证明考核标准、过程与结果。
- ☐ 奖惩、处分决定及送达与申辩记录：HR；同上；证明处理的事实、依据与程序。
- ☐ 培训记录与服务期协议：HR；服务期届满后至法定时效期结束；证明培训事实与约定内容。
- ☐ 保密与竞业限制协议：HR；离职后按约定期间继续保管；证明保密义务、竞业限制范围与补偿安排。
- ☐ 休假申请与审批记录：HR；在职期间＋离职后法定时效期内；证明年休假、病假、事假的安排与已休情况。
- ☐ 社保、公积金缴费明细：HR／财务；长期；证明缴费基数、期间与是否连续。
四、离职阶段（8 项）
- ☐ 辞职申请与送达记录：HR；离职后法定时效期内；证明解除的提出方与提出时间。
- ☐ 协商解除协议或终止确认书：HR；长期；证明结束方式、结算项目与是否一次性了结。
- ☐ 解除或终止通知及送达凭证：HR；同上；证明通知内容、送达时间与送达方式。
- ☐ 工作交接清单（含权限、账号、资料）：HR／IT；在职期间＋离职后法定时效期内；证明交接完成情况与遗留事项。
- ☐ 离职证明与出具记录：HR；长期；证明已出具证明及出具时间。依据：《中华人民共和国劳动合同法》（2012 修正）第五十条。
- ☐ 工资结清、经济补偿与费用结算凭证：财务；长期；证明款项项目、金额与支付时间。
- ☐ 保密与竞业限制提醒、补偿支付记录：HR；按约定期间继续保管；证明义务提示与补偿履行情况。
- ☐ 离职访谈与面谈记录：HR；离职后法定时效期内；证明离职原因与当时的沟通内容。
五、常见误区
误区一：文件留了，但没留「送达与知悉」的痕迹
制度、通知、决定的效力，往往取决于能否证明对方已经知悉。签收页、送达凭据、系统阅读记录都属于关键留痕，仅有文件本身通常不够。
误区二：把台账当成「离职时才整理」的事
材料的完整性来自日常归档。等到员工离职或争议发生再补，往往只能补到「当时大概是这样」，缺少形成日期与责任人。
误区三：凡材料一律长期保存，越多越好
保存期限过长会增加信息管理成本与泄露风险。更可行的做法是按类别设定期限并写明理由，到期清理时复核是否仍有未了结事项。
六、可执行清单
- ☐ 台账是否已按入职、在职、离职、争议应对分目录？
- ☐ 每份文件是否登记了保管人与存放位置？
- ☐ 是否按类别设定了保存期限，并写明理由？
- ☐ 到期清理前，是否核对了未了结的争议与问询？
- ☐ 涉及个人信息的材料是否限定了收集范围与查看权限？
七、前提与免责
- 本文为一般性介绍，不构成法律意见，也不能替代对具体事项的专项判断；
- 个案结论须结合具体材料、岗位性质与当地口径综合判断；
- 相关法定标准与地方口径可能调整，请以现行规定与官方来源为准；
- 我们不对办理结果与时限作出承诺。
八、联系我们
如您有具体的用工管理问题，欢迎把制度文本或事实经过发给我们做一次初步梳理。邮箱：services@legalidea.cn；或通过联系我们提交咨询。本分类其他文档见劳动关系；也可先阅读本分类置顶的「劳动关系法律服务」。
具体可能因个案而异，详情请咨询我们的律师。